INTRODUCCIÓN
La presente política de privacidad, describe como se recopila, maneja y trata los datos personales, privados, semiprivados, sensibles y públicos, así como de la información y documentos aplica para todas las operaciones y actividades de la sociedad comercial SIXMA GROUP S.A.S de ahora en adelanteSIXMA GROUP o KLIMB, persona jurídica, domiciliada y nacional de la República de Colombia, identificada con el número de identificación tributaria 900770834-3, cuyo objetivo principal es realizar actividades de administración empresarial y cualquier actividad relacionada en ayudar a las personas a conseguir un empleo y de la misma forma, apoyar las empresas a encontrar buenos aspirantes de empleo.
Esta política es del interés de cualquier persona natural o jurídica que utilice o pretenda utilizar los servicios ofrecidos por KLIMB, pues informa al usuario Titular de Datos Personales los términos bajo los cuales se dará tratamiento a sus datos, los principios y las finalidades que persigue el mismo en cumplimiento del deber de información en cabeza de KLIMB. Esta política se ha diseñado con base en lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales, en adelante nos referiremos a ella como la Política.
GENERALIDADES
ÁMBITO DE APLICACIóN. KLIMB actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, y en ese sentido la Política aplica a todos los Datos Pesonales objeto de tratamiento por KLIMB, así como para aquellos de los que pueda tener eventual conocimiento debido a sus relaciones comerciales con Terceros, caso en el que KLIMB podrá actuar en calidad de Encargado o Responsable del Tratamiento según se haya acordado con los Terceros.
De la misma forma, aplicará en el momento en que el Tratamiento de Datos Personales se lleve a cabo en territorio colombiano, o cuando en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana a quienes actúan en calidad de Responsables o Encargados del Tratamiento.
Con el fin de garantizar el deber de aplicación y el cumplimiento de esta Política por parte de todos los funcionarios de KLIMB, esta promoverá campañas de capacitación en las dependencias que participan directa o indirectamente del Tratamiento de Datos Personales con el fin de que conozcan en su totalidad la Política y el marco jurídico que le es aplicable.
PALABRAS CLAVE. Con el fin de facilitar la comprensión del contenido de la Política, pasaremos definir conceptos relevantes que pueden tener un significado técnico para el destinatario:
Titular: Es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de tratamiento.
Terceros: Aluden a aquellas personas debidamente autorizadas que debido a la relación contractual que tienen con KLIMB deban tener acceso a los Datos Personales de los Titulares, como son los aliados comerciales, proveedores, contratistas, accionistas, etc.
Encargado del Tratamiento: Puede ser una persona natural o jurídica, pública o privada, que efectúe el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, por sí misma o junto a otros.
Responsable del Tratamiento: Puede ser una persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la Base de datos y/o el Tratamiento de Datos Personales.
Tratamiento: Toda operación o conjunto de operaciones ejecutadas sobre Datos Personales como pueden ser la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Finalidad del Tratamiento: El uso que se le da los Datos Personales por KLIMB previa autorización del Titular.
Dato Personal: Cualquier información que vincule o tenga conexión alguna con un sujeto determinado o determinable según los términos de las Leyes aplicables.
Dato privado: Es información que por su carácter de íntima y/o reservada solo es importante para su titular.
Dato público: Información que puede obtenerse y ofrecerse sin importar si alude a información general, privada o personal por no tener reserva alguna. Se refiere al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato semiprivado: Alude al dato cuya naturaleza no es íntima, reservada, ni pública. Su conocimiento o difusión puede resultar de interés tanto para su titular como para cierto grupo de personas o a la política en general, como es el caso del dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Datos sensibles: Es información que puede afectar eventualmente la intimidad del Titular de la misma. El uso indebido de estos datos puede derivar en actos de discriminación por revelar, por ejemplo, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, entre otros.
Base de Datos: es la agrupación organizada de datos personales objeto de Tratamiento.
Leyes Aplicables: Los instrumentos jurídicos que rigen esta Política son la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y cualquier otra norma que los modifique de alguna manera.
Servicios: Se refiere a los productos y servicios que ofrece KLIMB.
VIGENCIA DEL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIóN. Los Datos Personales se conservan en las Bases de Datos de KLIMB conforme a los principios de necesidad y razonabilidad
MEDIOS DE ATENCIóN DEL TITULAR. En caso de que los Titulares de los Datos Personales necesiten realizar alguna consulta, petición, queja o reclamo, esta será resuelta conforme a las normas relativas al derecho de petición y podrán utilizar los siguientes medios de atención:
Chat
Correo Electrónico.
Call Center.
DEBERES DE KLIMB EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Serán deberes en el tratamiento de los datos personales, los siguientes:
Garantizar al Titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de los Titulares de los Datos Personales.
Solicitar y preservar copia de la autorización otorgada por el Titular en las condiciones previstas en la presente Política.
Cumplir con el deber de informar al Titular acerca de la finalidad de la recolección y los derechos de los que goza en virtud de la autorización otorgada.
Almacenar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se proporcione al Encargado del Tratamiento sea cierta, completa, clara, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado del Tratamiento, cualquier novedad respecto de los datos que previamente le haya proporcionado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Verificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular de acuerdo con lo que disponen las Leyes Aplicables.
Requerir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular siempre.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados la presente Política.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
Cuando el Titular lo solicite, brindarle información sobre el uso dado a sus Datos Personales.
Cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, el Responsable debe informar a la autoridad de protección de datos
Dar cumplimiento a las instrucciones y requerimientos que dicte la Superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES DE KLIMB EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Serán deberes en el tratamiento de los datos personales, los siguientes:
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación.
Tramitar consultas y reclamos formulados por los Titulares de los Datos Personales.
Registrar en la Base de Datos la inscripción de "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en las Leyes Aplicables.
Prescindir de divulgar la información que esté siendo objeto de controversia por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas para ese fin.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando advierta cualquier violación a los códigos de seguridad y/o existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Dar cumplimiento a las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PROCEDIMIENTOS RELATIVOS AL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Respecto a las consultaslos Titulares o sus causahabientes podrán consultar sus Datos Personales, o cualquier información de la que tenga esa calidad que repose en las Bases de Datos administradas por KLIMB. Para hacerlo deberá consultar por medio del sitio web [SITIO WEB]. Estas consultas serán tratadas como lo establece la legislación aplicable frente a los derechos de petición. Lo anterior en desarrollo del artículo 14 Consultas de la Ley 1581 de 2012.
Respecto a los RECLAMOS siguiendo lo dispuesto en el artículo 15 Reclamos de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes cuando consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser corregida, actualizada, suprimida, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes por parte de KLIMB, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:
Formulando una solicitud dirigida a KLIMB a través de los medios de atención previamente señalados, la cual contenga la siguiente información:
Identificación del Titular.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección de notificación.
Documentos adicionales que se quiera hacer valer.
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, KLIMB requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Si pasados dos (2) meses desde la fecha en que se presenta el requerimiento, el Titular no subsane las fallas identificadas por KLIMB se entenderá que la solicitud ha sido desistida.
Una vez recibido el reclamo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles una inscripción en la Base de Datos que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este. Dicha inscripción deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El reclamo deberá ser atendido en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o del envío completo de la información posterior a un requerimiento de KLIMB. Cuando no haya sido posible atender el reclamo dentro del término señalado, el interesado será informado acerca de los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La queja podrá ser elevada ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
AUTORIZACIÓN. Para el Tratamiento de Datos Personales, KLIMB requiere la autorización previa e informada del Titular, y debe quedar en un medio de prueba que pueda ser objeto de consulta posterior. Sin embargo, la ley contempla algunas excepciones y, por ende, autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
No obstante, dado el caso en que KLIMB deba enfrentar a alguna de las excepciones expuestas, dejará constancia de ello y dará cumplimiento a las demás disposiciones contenidas en las Leyes Aplicables.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO. Serán finalidades para el tratamiento de los datos personales de la información recolectada por KLIMB Las Finalidades GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES suministrados por los Titulares son las expuestas a continuación:
Crear una cuenta en la plataforma.
Proporcionar alertas de empleo, información sobre eventos, promociones, publicidad, acontecimientos mediante el uso de correo electrónico, correo postal, o cualquier otro medio idóneo.
Ofrecer resultado de búsqueda que sean pertinentes y recomendaciones de empleo.
Facilitar comunicación en el proceso de búsqueda de solicitud, entrevista y empleo.
Permitir por medio de su configuración que su Curriculum Vitae se encuentre disponible para terceros.
Relacionarlo con diferentes ofertas de empleo.
Facilitar pagos por aquellos servicios que lo requieran.
Realizar procesamiento automático para proporcionar servicios.
Mejorar los estándares de calidad de los Servicios ofrecidos por KLIMB, por medio del análisis de Datos Personales llevado a cabo por el sistema de monitoreo.
Compartir los Datos Personales con Terceros que se encuentren dentro o fuera del territorio colombiano, para el ofrecimiento y la adecuada prestación de los Servicios contratados:
Ejecutar estudios de comportamiento acerca de los gustos y preferencias de los Titulares, en relación con los Servicios que KLIMB les ofrece, con el fin de identificar las necesidades.
Medir el nivel de satisfacción acerca de los Servicios contratados.
Cualquier otra finalidad lícita relacionada con realizar un contacto con el usuario, vender servicios e incluso realizar la transmisión o transferencia de los datos con terceras personas, naturales o jurídicas.
PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Estos principios son desarrollados por las Leyes Aplicables:
Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos desarrollado en esta Política es una actividad reglada que debe apegarse a lo establecido en la misma y a las diferentes disposiciones legales que la desarrollan.
Principio de finalidad: la finalidad que persigue el Tratamiento debe ser legítima y conforme a las Leyes Aplicables, además de ser informada y autorizada por el Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Principio de necesidad y proporcionalidad: los Datos Personales registrados en una Base de Datos deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las Finalidades del Tratamiento.
Principio de Temporalidad: el período de conservación de los Datos Personales será el necesario para alcanzar la Finalidad para la cual se han recolectado.
Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y a las disposiciones de las Leyes Aplicables. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en las Leyes Aplicables. Los Datos Personales, salvo los Datos Públicos, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o Terceros autorizados para el Tratamiento.
Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de Dato Público, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política.
DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
DERECHOS. Los siguientes serán los derechos que tendrán las personas en el tratamiento de los datos personales:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento.
Conocer y acceder el Tratamiento de los Datos Personales.
Rechazar o negar el Tratamiento de sus Datos Personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el Titular del Dato, así lo manifieste.
Elevar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por incumplimiento de la presente Política o de las Leyes Aplicables.
Requerir prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, excepto cuando no se requiera autorización para el Tratamiento de acuerdo con las Leyes Aplicables.
DEBERES. Los siguientes serán los deberes que tendrán las personas en el tratamiento de los datos personales:
Actualizar los Datos Personales suministrados con el fin de que KLIMB pueda garantizar su Tratamiento adecuado.
Los Datos Personales suministrados por el Titular, deberán cumplir con el Principio de veracidad y calidad previamente señalados.
En cumplimiento de las mencionadas disposiciones legales, no divulgar información de menores de edad.
VIGENCIA DE LA POLíTICA DE TRATAMIENTO
Esta Política fue publicada el tres (3) de septiembre de dos mil veintiuno (2021). KLIMB informó a las dependencias influenciadas sobre el contenido de la Política de manera anticipada a su publicación.